Geschäftsordnung

Geschäftsordnung des Vereinsvorstands - „Verein türkischstämmiger

Geschäftsleute in Duisburg und Umgebung e.V“ (TIAD e.V.)

  1. Präambel

Diese Geschäftsordnung gilt nur für den Vorstand nach § 12 der Vereinssatzung und regelt dessen interne Arbeitsweise und Aufgabenverteilung. Sie soll dazu dienen, die Gesamtverantwortung des Vorstands auf die einzelnen Vorstandsmitglieder zu verteilen.

 

  1. Verfahrensfragen
  • 1 Erlass, Änderung, Aufhebung und Bekanntmachung dieser Geschäftsordnung

(1) Diese Geschäftsordnung kann vorstandsintern jederzeit geändert oder aufgehoben werden. Eine Beteiligung anderer Vereinsorgane ist weder vorgesehen noch erforderlich. Die Aufhebung oder Änderung der GO kann durch einen einfachen Mehrheitsbeschluss innerhalb des Vorstands bewirkt werden.

(2) Die Geschäftsordnung ist wirksam, sobald Sie allen Vorstandsmitgliedern schriftlich bekannt gegeben worden ist und von ihnen in ihrem Inhalt und ihrer Niederschrift bestätigt wurde. 

  1. Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung
  • 2 Grundsatz

Es gilt der Grundsatz der Gesamtgeschäftsführung, d. h., alle Vorstandsmitglieder wirken gemeinsam an allen Geschäftsführungsmaßnahmen durch Beschlussfassung mit. 

  • 3 Interne Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung

Unbeschadet des Grundsatzes in § 2 beschließt der Vorstand intern folgende Aufgaben- und Zuständigkeitsverteilung: 

Der/die Vorsitzende ist vorrangig zuständig für folgende Aufgabenbereiche: 

  • Externer Vertreter/Sprecher des Vereins in allen relevanten Bereichen
  • Ansprechpartner für Stadt, Ämter und Presse
  • Organisation/Konzeption der Öffentlichkeitsarbeit/Marketing
  • Sitzungsleiter
  • Erstellung eines Jahresplans bzgl. Aktivitäten/Veranstaltungen des Vereins
  • Vorträge/Empfänge
  • Veranstaltungsleitung
  • Vereinsarbeit im Allgemeinen
  • Koordinierung und Delegation sämtlicher Vereinsbelange

Bezüglich der beiden stellvertretenden Vorsitzenden sei hervorgehoben, dass hinsichtlich ihrer Verantwortungsbefugnis und Vertretungsberechtigung keine rangmäßige Unterscheidung vorliegt. Sie wird lediglich innerhalb der GO aus pragmatischen und zweckmäßigen Gründen, um die Aufgabenbereiche der beiden Vertreter klarer differenzieren und zuordnen zu können, vorgenommen. 

Der/die 1. stellvertretende Vorsitzende ist vorrangig zuständig für:

  • Stellvertretung des 1. Vorstandsvorsitzenden
  • Personalführung/-management
  • Einstellung von Mitarbeitern
  • Beendigung von Arbeitsverhältnissen
  • Aufbau und Pflege politischer Kontakte (Verwaltung/Parteien)
  • Pressearbeit

Der/die 2. stellvertretende Vorsitzende ist vorrangig zuständig für: 

  • Stellvertretung des 1. Vorstandsvorsitzenden
  • Reiseorganisation
  • Aufbau und Pflege politischer Kontakte (Verwaltung/Parteien)
  • Pressearbeit

Der/die Schriftführer/-in ist zuständig für: 

  • Erfassung und Verwaltung der Mitgliederliste/-daten
  • Monitoring der Mitgliederbetreuung durch die jeweiligen VS-Mitglieder
  • Sämtlicher Schriftverkehr einschließlich der Erstellung von Protokollen
  • Einladungsmanagement
  • Vorbereitung der VS-Sitzungen

Der/die Kassierer/-in ist zuständig für: 

  • Finanzen einschließlich Jahresabschlüsse/Steuererklärungen
  • Erstellung eines jährlichen Haushaltsplans
  • Sponsoring von Aktivitäten/Veranstaltungen
  • Gestaltung und Pflege der Internetpräsenz des Vereins
  • Projektgenerierung und -akquise
  • Themenfelder Aus-, Fort- und Weiterbildung
  • Kontakt zu Kammern und Instituten der Arbeitsorganisation (HWK / IHK)

In Bezug auf die 4 Beisitzer gilt ebenfalls die Prämisse, dass auch hier zwischen diesen  keine rangmäßige Unterscheidung vorliegt. Die numerische Zuordnung erfolgt lediglich zum Zwecke einer nachverfolgbaren Aufgabenteilung.

 

Der/die 1. Beisitzer/-in arbeitet dem/der Schriftführer /-in zu und ist zuständig für: 

  • Mitgliederbetreuung
  • Mitgliederakquise
  • Bekanntheitssteigerung/-verfestigung der Mitglieder untereinander

Der/die 2. Beisitzer/-in arbeitet dem/der Kassierer/-in zu und ist zuständig für: 

  • Themenbereiche Aus-, Fort- und Weiterbildung
  • Kontaktaufbau und -pflege zu Kammern und Instituten der Arbeitsorganisation (HWK / IHK)

Die Aufgaben des/der 3. und 4. Beisitzers/-in sind deckungsgleich. Ihre Zuständigkeit bezieht sich auf: 

  • Veranstaltungsorganisation im Allgemeinen
  • Sondierung von Räumlichkeiten
  • Akquise von Sponsoren
  • Bewirtung vor Ort
  • 4 Gesamtverantwortung

Unbeschadet der internen Aufgabenverteilung nach § 2 und 3 ist der Vorstand insgesamt für alle Entscheidungen verantwortlich.

 

  • 5 Vertretung nach § 26 BGB

Gemäß § 12 Abs. 5 der Satzung wird der Verein rechtsverbindlich durch ein Mitglied des Vorstands vertreten. Mit Inkrafttreten dieser GO stimmt der Vorstand überein, dass der Verein gerichtlich und außergerichtlich durch den Vorsitzenden sowie, im Falle seiner Verhinderung, durch seine beiden Stellvertreter vertreten wird.

Gemäß Vorstandsbeschluss können der Schriftführer, der Kassierer und die Beisitzer nur dann von ihrem Vertretungsrecht Gebrauch machen,

wenn 

  • dies mit dem Vorsitzenden ausdrücklich vereinbart ist,
  • sowohl der Vorsitzende als auch seine Stellvertreter verhindert sind (z. B. Abwesenheit, Urlaub, Krankheit),
  • ein Fall des § 181 BGB vorliegt und der Vorsitzende und seine Stellvertreter durch die Vertretungshandlung für den Verein persönlich betroffen sind.

 

  • 6 Geschäftsplanmäßige Vertretung

(1) Unabhängig von § 26 BGB und § 12 Abs. 5 der Vereinssatzung kann es vorkommen, dass ein Vorstandsmitglied die internen Aufgaben der Geschäftsführung aufgrund von Abwesenheit, Krankheit etc. nicht wahrnehmen kann.

 

(2) Für diesen Fall gilt folgende Vertretungsregelung:

  • Der Vorsitzende wird vertreten durch beide Stellvertreter. Die Bearbeitung der

   jeweiligen Vertretungsaufgabe ist Aushandlungssache der Stellvertreter. Sollte keine 

   Einigung erzielt werden können, obliegt die Vertretung dem in der GO als 1. 

   stellvertretenden Vorsitzenden deklarierten Vorstandsmitglied.

  • Die stellvertretenden Vorsitzenden werden vertreten durch den Schriftführer.
  • Der Generalsekretär wird vertreten durch den Kassierer.
  • Der Kassierer wird durch den Schriftführer oder einen der Beisitzer vertreten.
  • Hinsichtlich der Beisitzer bedarf es keiner gesonderten Vertretungsregelung. Sollte

   einer der Beisitzer verhindert sein, obliegt es ihm selbst, eine Vertretungsperson zu

   bestimmen oder auf seine Vertretung zu verzichten.

 

  1. Vorstandssitzungen
  • 7 Einberufung

(1) Die Vorstandssitzungen finden in der Regel einmal im Monat statt. 

(2) Die Einladung erfolgt mündlich, telefonisch oder per E-Mail durch den Schriftführer, bei dessen Verhinderung durch einen der beiden stellvertretenden Vorsitzenden. Sollten auch diese verhindert sein, wird diese Aufgabe vom Kassenwart übernommen. Sofern möglich sollte mit der Einladung die Tagesordnung übermittelt werden.

(3) Eine Vorstandssitzung hat auch stattzufinden, wenn es für den Verein dringend erforderlich ist oder mindestens 4 Mitglieder des Gesamtvorstandes dies gemeinsam gegenüber dem Vorsitzenden verlangen.

  • 8 Ladungsfrist

(1) Die Ladungsfrist soll 7 Tage betragen.

(2) In dringenden Fällen kann auf die Ladungsfrist verzichtet werden. 

  • 9 Tagesordnung

(1) Die Tagesordnung wird vom Vorsitzenden zusammen mit dem Schriftführer und den beiden stellvertretenden Vorsitzenden erstellt. Vorschläge der Vorstandsmitglieder sind von ihm zu berücksichtigen. Sie enthält damit alle Anträge, die dem 1. Vorsitzenden vorgelegt werden.

(2) Die Tagesordnungspunkte dienen in erster Linie der Orientierung und können bei Bedarf verändert werden. 

  • 10 Ablauf der Sitzungen

Die Sitzungen werden vom Vorsitzenden geleitet. Im Übrigen gelten die o.a. Vertretungsregelungen. 

  • 11 Öffentlichkeit

(1) Die Vorstandssitzungen sind nicht öffentlich. In Ausnahmefällen können bei Bedarf zu einzelnen Tagesordnungspunkten weitere Personen geladen werden. 

(2) Sämtliche Vorstandssitzungen, deren Verlauf, die darin festgehaltenen Diskussionsergebnisse und Beschlüsse sind vertraulich und dürfen von den Vorstandsmitgliedern ohne Abstimmung im Vorstand nicht gegenüber Dritten geäußert werden. Vereinsmitglieder sind berechtigt nach den Protokollen der Sitzungen anzufragen. In diesem Fall entscheidet der Vorstand über eine Weiterleitung an das jeweilige Mitglied.

  • 12 Befangenheit

(1) An Beratungen und Entscheidungen über Beschlussgegenstände, an denen ein Vorstandsmitglied oder ein Angehöriger direkt oder indirekt betroffen ist, dürfen diese nicht teilnehmen. Die Betroffenen haben dies dem Vorsitzenden unaufgefordert vor Beginn mitzuteilen. Im Zweifel entscheidet der Vorsitzende.

(2) Ist der Vorsitzende selbst von Befangenheit innerhalb eines zu behandelnden Kontextes betroffen, so ist er gegenüber den Stellvertretern mitteilungspflichtig. 

  • 13 Beschlussfassung

(1) Alle Vorstandsmitglieder haben Sitz und Stimme. 

(2) Die Stimmabgabe erfolgt stets per Handzeichen.

(3) Der Vorstand entscheidet stets mit der Mehrheit der in einer Sitzung anwesenden Vorstandsmitglieder. Um gemäß der Vereinssatzung die Kriterien der Beschlusswirksamkeit zu erfüllen muss mindestens die Hälfte aller Vorstandsmitglieder in einer Sitzung zugegen sein. 

  • 14 Protokoll

(1) Über den Verlauf und die wesentlichen Ergebnisse der Sitzungen ist durch den Schriftführer ein Ergebnisprotokoll zu fertigen. 

(2) Die Sitzungsprotokolle bedürfen der Genehmigung durch den gesamten Vorstand. Das Protokoll einer Sitzung sollte dementsprechend möglichst zur nächsten Sitzung vorliegen. Die letztgültige Genehmigung erfolgt schließlich durch eine Abstimmung während der Vorstandssitzung, welche eine einfache Mehrheit erfordert.

(3) Jedes Vorstandsmitglied erhält ein Protokoll der Sitzung, das vertraulich zu behandeln ist und nicht an Dritte weitergegeben werden darf.

  

  1. Zusammenarbeit mit anderen Organen und Ausschüssen
  • 15 Ausschüsse

(1) Der Vorstand kann zur Aufgabenerledigung gem. § 14 der Satzung Ausschüsse berufen.

(2) Die Berufung erfolgt nach Bedarf und ist nicht an Inhalte und Aufgabenstellungen

gebunden. Der Vorstand entscheidet insoweit nach freiem Ermessen. 

(3) Die Ausschüsse haben jedoch keine Entscheidungsbefugnis. Sie dienen der Beratung und Meinungsbildung für den Vorstand. Dieser trägt die Verantwortung dafür, dass die Tätigkeiten der Ausschüsse dem Zwecke des Vereins dienen.

(4) Der Vorstand hat dafür Sorge zu tragen, dass die vereinsinterne Kontrollkommission rechtzeitig vor der jährlichen, ordentlichen Mitgliederversammlung eingeladen wird und ihre Aufgabe erfüllt.   

 

  1. Inkrafttreten

Diese Geschäftsordnung tritt mit Wirkung vom 01.04.2013 in Kraft.